W świecie permanentnej zmiany uczelnie wyższe stają przed koniecznością głębokich reform. Tradycyjne struktury i metody zarządzania często nie nadążają za oczekiwaniami studentów, pracowników i otoczenia biznesowego. Coraz więcej instytucji akademickich poszukuje nowych rozwiązań. Jednym z nich jest lean management – koncepcja zarządzania wywodząca się z przemysłu. Jak to się stało, że metoda z linii produkcyjnej Toyoty znalazła zastosowanie w uczelniach wyższych?  

To proste – przekonują jej entuzjaści. Lean doskonale sprawdza się w działaniach procesowych. Ogranicza biurokrację, skraca czas podejmowania decyzji, wspiera sprawczość pracowników, eliminuje marnotrawstwo i zbędne działania. A co najważniejsze, zmienia kulturę organizacyjną pracy, z pracowników tworzy wspólnotę uczących się. Lean to idea ciągłego doskonalenia się, pozwalająca wiedzę przekuć w działanie.  

Jak lean sprawdza się na europejskich uczelniach? Swoimi dobrymi praktykami podzielili się z nami eksperci, uczestnicy Praktyczno-Naukowego Seminarium Lean Higher Education Poland Transformacje Lean, które odbyło się w UAM.  

Razem dla zmiany  

W ciągu ostatnich 15 lat stosowanie lean management w szkolnictwie wyższym stało się coraz bardziej popularne, ale nadal jest stosunkowo rzadkie i często niezrozumiałe.  

Lean management może przynieść znaczne korzyści sektorowi szkolnictwa wyższego, zwłaszcza w zakresie usług administracyjnych i wsparcia, ale wymaga przemyślanej adaptacji i wspólnego wdrożenia. W połączeniu ze strategią, wartościami i kulturą instytucji może znacznie poprawić skuteczność i wydajność, doświadczenia i satysfakcję, z korzyścią dla naszych studentów, pracowników i wszystkich, którym służy szkolnictwo wyższe.  

Na Uniwersytecie Strathclyde uruchomiliśmy nasz program w 2013 r. Od momentu powstania pomógł organizacji osiągnąć znaczną wartość i korzyści. Opierając się na poszanowaniu ludzi, umieściliśmy ich w centrum naszych działań.  

Sieć Lean in Higher Education została również założona w 2013 r. przez grupę podobnie myślących entuzjastów lean w brytyjskim sektorze szkolnictwa wyższego. Od 2013 r. Lean in Higher Education rozrosło się do globalnej sieci z trzema oddziałami kontynentalnymi, skupiającej praktyków z setek uniwersytetów na całym świecie. Jako społeczność uczących się dzielimy się wiedzą i praktykami w duchu ciągłego doskonalenia. Nasza społeczność jest ważniejsza niż kiedykolwiek w tak burzliwym świecie.  

John Hogg, przewodniczący Lean HE Global, dyrektor ds. ciągłego doskonalenia 

Dobre praktyki z Oxfordu 

Od 2018 r. nasz zespół koncentruje się na zdobywaniu serc i umysłów poprzez wprowadzanie kultury ciągłego doskonalenia w całej uczelni. Po wstępnym szkoleniu z zakresu lean, przeprowadzonym przez zewnętrznych konsultantów, rozpoczęliśmy realizację projektów o dużym znaczeniu w takich obszarach, jak rekrutacja absolwentów i pracowników oraz płace pracowników tymczasowych. Kluczową cechą naszego podejścia było szerokie i aktywne zaangażowanie interesariuszy oraz wizualizacja procesów za pomocą mapowania procesów w celu ułatwienia wspólnej analizy i tworzenia rozwiązań. Nasze wczesne sukcesy położyły podwaliny pod uruchomienie w 2021 r. szerszego programu ciągłego doskonalenia (CI), skierowanego do wszystkich pracowników służb profesjonalnych. Program ten opiera się na trzech filarach: budowaniu umiejętności w zakresie narzędzi i technik lean, wspieraniu społeczności (liczącej obecnie prawie 1000 członków) oraz promowaniu kultury doskonalenia. W tym celu stworzyliśmy internetowe repozytorium narzędzi dostępnych dla wszystkich, którzy chcą z nich korzystać w swojej codziennej pracy, oraz organizujemy szereg szkoleń i wydarzeń edukacyjnych. Warto zauważyć, że unikamy używania terminu „zarządzanie Lean” ze względu na jego negatywne konotacje w środowisku uniwersyteckim, preferując zamiast tego „kulturę ciągłego doskonalenia” — wyrażenie, które dokładniej odzwierciedla nasze wartości i nasze zaangażowanie we wspólne doskonalenie usług.  

Sara Passmore, dyrektor zespołu ds. zmian i ciągłego doskonalenia, Uniwersytet Oksfordzki, Wielka Brytania 

Lean Diamonds – zrównoważony rozwój i Lean 

Lean w szkolnictwie wyższym to potężna siła, która pozwala nam zmieniać nasze usługi dla studentów i współpracowników. W przypadku Uniwersytetu w Southampton zdecydowałem się wprowadzić zestawy narzędzi, sposoby pracy i filozofię jako część naszego zespołu ds. ciągłego doskonalenia we współpracy z iSolutions, działem usług informatycznych uniwersytetu. Otrzymaliśmy akredytację Lean Competency System i przeszkoliliśmy ponad 150 współpracowników w zakresie podstaw lean, a ponad 40 w zakresie praktycznego stosowania lean. Piękno tego podejścia polegało na zbudowaniu wysokiego poziomu kompetencji w całym zakresie usług profesjonalnych uniwersytetu – współpracownicy wykorzystywali myślenie systemowe do rozwiązywania problemów, tworzenia solidnych procesów i zapewniania szacunku dla ludzi i planety, co stanowiło sedno naszego podejścia do doskonałości usług.  

Zespół znalazł się na krótkiej liście kandydatów do nagrody Lean Diamonds za innowacyjne podejście polegające na połączeniu zrównoważonego rozwoju i lean poprzez nasze społeczności praktyków. Doskonalenie jest sportem kontaktowym; musi być widoczne, wspierane, zasilane zasobami i celebrowane. Obecnie przenieśliśmy to podejście do dyscyplin akademickich, a Szkoła Przedsiębiorczości i Innowacji w Opiece Zdrowotnej przejęła inicjatywę, uzyskując akredytację dla nowego zestawu programów magisterskich. To ekscytujący czas! 

Tammi Sinha, University of Surrey, UK 

Droga do doskonałości z szacunkiem dla ludzi 

Na świecie lean w edukacji funkcjonuje z powodzeniem od ponad 30 lat – także na prestiżowych uczelniach, jak Oxford czy Cambridge. W Polsce nadal jest obecny raczej punktowo, głównie dzięki zaangażowaniu pasjonatów. Ale to się zmienia. W 2017 r. udało się nam stworzyć sieć Lean Higher Education Poland, promującą kulturę ciągłego doskonalenia w szkolnictwie wyższym. Inspirujemy uczelnie do usprawnień. Spotykamy się i wymieniamy praktykami. W naszej sieci działa już ponad 300 osób.  

Ja sama od lat badam, wdrażam i promuję lean w szkolnictwie wyższym i uważam, że w świecie, w którym uczelnie funkcjonują pod ogromną presją regulacyjną, ekonomiczną i społeczną, a tradycyjne modele zarządzania zawodzą, lean oferuje alternatywę: nowoczesną, opartą na wartościach i angażującą całą społeczność. W centrum lean znajduje się kaizen – idea małych kroków i codziennych usprawnień. Zmiana dokonuje się nie przez rewolucję, lecz poprzez zaangażowanie całej społeczności uczelni w doskonalenie codziennych procesów. Lean pozwala wymyślić uczelnię na nowo – z szacunkiem dla jej misji, ludzi i akademickich wartości.  

Justyna Maciąg, Jagiellonian University in Kraków 

Kaizen – idea małych kroków w UAM  

Seminarium Transformacje Lean w ramach sieci Lean HE in Poland na naszej uczelni odbyło się po raz pierwszy. Chcieliśmy w ten sposób popularyzować filozofię lean wśród naszej społeczności. Osobiście od kilku lat uczestniczę w spotkaniach poświęconych lean management i staram się tą ideą zarazić innych.  

Lean jako styl zarządzania dla mnie to przede wszystkim szacunek do człowieka – jego wiedzy i doświadczeń. Od 2019 r. dzięki inicjatywie Forum Dziekanatów na UAM udaje nam się tę ideę wcielić w życie. Obecnie Forum to święto administracji – organizowane oddolnie przez zainteresowanych pracowników administracji dla pracowników administracji przy wsparciu władz uczelni. Wydarzenie pozwala w praktyce przetestować narzędzia lean. Stanowi platformę wymiany myśli z pracownikami tzw. pierwszej linii, których wiedza o procesach jest nie do przecenienia. W tym roku zgromadziło 700 osób. 

Mam przekonanie, że zmianę trzeba zaczynać od siebie, rewolucje nie zawsze przynoszą dobre efekty, natomiast codzienne, drobne usprawnienia dają trwałą wartość. Stąd w mojej pracy administracyjnej i dydaktycznej praktykuję kazein – ideę małych kroków – i nie jestem w tym sama, grupa entuzjastów lean zatacza coraz większe kręgi w naszej akademickiej społeczności.  

Karolina Domagalska-Nowak, Adam Mickiewicz University in Poznań